Bunele practici în telemuncă: Ce trebuie să facă angajatul și angajatorul?

Telemunca este un mod de lucru care s-a dovedit a fi eficient pentru multe echipe, în special în contextul pandemiei Covid-19, când 77% dintre angajaţi se simt mai sănătoși, în siguranță și mai productivi lucrând de acasă. 

Cu toate acestea, există și persoane care nu sunt în totalitate convinse de formatul telemuncii, mai ales din cauza faptului că acest mod de lucru poate șterge granița dintre spațiul privat și cel profesional. Un sondaj Airtasker arată că lipsa delimitării face ca un angajat în sistem de telemuncă să lucreze cu până la 1.4 zile mai mult pe lună decât un angajat care lucrează de la birou.

Descoperă în continuare ce ar trebui să știi despre telemuncă, de la legislație până la cum o poți implementa cu succes în compania ta.

Aspecte legale în telemuncă 

Cum se întâmplă în cazul contractului obișnuit de muncă, și cel de telemuncă este reglementat de Codul Muncii, prin Legea 81/2018 și Legea 53/2003.

În cazurile în care telemunca se aplică angajaților care au deja un contract individual de muncă, acestuia i se adaugă un act adițional, înregistrat în Revisal, care prevede condițiile legale în care se desfășoară activitatea, precum perioada exactă de telemuncă vs perioada de lucru de la sediul angajatorului. 

Întocmirea defectuoasă a contractelor de muncă sau nerespectarea prevederilor legale pot atrage sancțiuni pentru companie. De aceea, este important ca organizația ta să aibă în vedere și să respecte principalele articole referitoare la telemuncă.

Art. 5 alin. (2) lit. a) referitor la obligația de a prevedea în mod expres în contractul individual de muncă sau în actul adițional la acesta prestarea unei activități în regim de telemuncă poate atrage o sancțiune de 10.000 lei pentru fiecare parte implicată în nerespectarea dispozițiilor. Alte posibile contravenții cu privire la telemuncă pot fi:

• Amendă de 5.000 lei pentru desfășurarea activității în regim de telemuncă fără respectarea prevederilor art. 3 alin. (1) care menționează că “activitatea de telemuncă se bazează pe acordul de voinţă al părţilor”. 
• Amendă de 2.000 lei pentru nerespectarea prevederilor art. 7 lit. a) referitoare la obligația angajatorului de a asigura mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure, necesare prestării muncii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel;

Conform unui studiu realizat de Global Workplace Analytics, companiile pot economisi anual  până la 11.000$/ angajat prin recurgerea la telemuncă. Asigură-te că respecți prevederile legale și vei evita cheltuielile suplimentare, reușind totodată să optimizezi bugetul companiei.

Organizarea resurselor umane: Ce responsabilități revin celor care practică telemunca?

În ceea ce privește obligațiile fiecărei  părți, bunele practici sunt formulate astfel încât telemunca să se desfășoare în condiții optime, devenind o colaborare eficientă între telesalariat și angajator.

Ce obligații ai în calitate de angajator?

• să aloci un buget pentru cheltuielile specifice tehnologiei informației, necesare desfășurării activității de către angajați;
• să te asiguri că angajații au mijloacele corespunzătoare informării și comunicării, precum și echipamente sigure, pe care trebuie să le instalezi, verifici și întreții, cu excepția cazurilor în care vei conveni altfel cu angajații;
• să asiguri telesalariatului condiții optime pentru instruirea adecvată în domeniul securității și sănătății în muncă, așa cum prevede OUG 36/2021.

Ce trebuie să faci atunci când ești angajat în condiții de telemuncă?

• să îți desfășori activitatea în conformitate cu pregătirea și instruirea ta, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu te expui la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională;
• să te asiguri că nu schimbi condițiile de securitate și sănătate în muncă din locurile unde îți desfășori activitatea;
• să utilizezi echipamente care nu prezintă un pericol pentru sănătatea și securitatea ta;
• să informezi angajatorul referitor la echipamentele utilizate și la condițiile existente în locurile unde îți desfășori activitatea;
• să respecți regulile și restricțiile impuse de angajator referitor la rețelele de internet utilizate.

Cum îți motivezi angajații în condiții de telemuncă?

La nivel global, 70% dintre angajați lucrează sub o formă de telemuncă cel puțin o dată pe săptămână. În acest context, motivarea angajaților și gestionarea echipelor de la distanță rămân unele dintre cele mai mari provocări ale angajatorilor. Iată câteva măsuri pe care le poate lua compania ta pentru a îmbunătăți relația cu angajații, în condiții de telemuncă:

Pune la dispoziție soluții digitale care să eficientizeze desfășurarea activităților

În cazul unei echipe care lucrează în condiții de telemuncă, problemele de comunicare, organizare sau colaborare apar de cele mai multe ori din cauza lipsei instrumentelor corespunzătoare. Asigură-te că angajații au conexiune bună la internet, instrumente digitale potrivite, o platformă eficientă de comunicare, precum și instrumente de gestionare și organizare a activității.

Eficientizează comunicarea 

În comunicarea cu angajații care lucrează în condiții de telemuncă, trebuie să te asiguri că toate acțiunile sunt consecvente: de la stabilirea obiectivelor periodice de performanță și discuțiile interne, până la stabilirea așteptărilor și a cerințelor angajaților. Pentru a fi la curent cu starea lor psihică, este recomandat să organizezi întâlniri virtuale video, în care angajații pot schimba idei sau feedback. Nu te limita la întâlniri în care să discutați despre muncă, ci ia în calcul și organizarea unor întâlniri în care să lăsați deoparte subiectele business și să vă simțiți ca la o adevărată ieșire în echipă.

Adaptează cultura organizațională la condițiile de telemuncă

Telemunca și evenimentele online au transformat comportamentul social al indivizilor, determinând o distanțare emoțională, nu doar fizică, a membrilor echipei. Atunci când aveți ședințe online, antrenează-ți angajații în discuții interesante și provocatoare. De exemplu, puteți vorbi despre cărțile citite, planurile fiecăruia pentru finalul pandemiei, filmele preferate sau noile tendințe dintr-un anumit domeniu. 

Încurajează distribuirea informațiilor valoroase

Schimbul de informații între angajați poate deveni o activitate benefică atât pentru ei, cât și pentru companie, cu atât mai mult atunci când munca se desfășoară de la distanță. Fie că vă distribuiți unii altora materiale sau vorbiți despre reușitele profesionale și poveștile de succes, compania își va consolida o cultură organizațională deschisă, bazată pe comunicare și încredere.

Acordă beneficii salariale specifice nevoilor angajaților

Oferă beneficii care încurajează activitățile sănătoase pentru corpul și mintea angajaților tăi: mersul la sală, activitățile recreative individuale sau de grup, dar și vizitele medicale, foarte importante în contextul actual, când sănătatea este o prioritate pentru toți.

Cu SanoPass, echipa ta poate avea acces la avantaje importante în domeniul sănătății și stării de bine:

• Servicii medicale amplificate de tehnologie, prin care angajații pot economisi timp, iar compania ta reduce costurile alocate departamentului de resurse umane;
• Servicii fitness accesate din aplicație, oferind flexibilitate celor care vor să aleagă cea mai apropiată sală de antrenament în ultimul moment;

Specialiștii în resurse umane confirmă că pentru cele mai multe organizații din România, telemunca a ridicat o serie de provocări, în special în privința comunicării. Această situație este cauzată în mare parte de lipsa interacțiunii directe, ceea ce a intensificat sentimentul de izolare, făcându-i pe angajați să nu mai simtă că fac parte cu adevărat dintr-o echipă.

În aceste condiții, organizațiile trebuie să regândească modul în care interacționează cu angajații și să adapteze beneficiile oferite, pentru a asigura bunăstarea și motivația fiecărei persoane.

Dacă îți dorești să descoperi mai multe despre cum îți poți motiva angajații și cum le poți anticipa anumite nevoi, fie că este vorba despre condiții de telemuncă sau despre munca la birou, abonează-te la blogul SanoPass. Vei rămâne la curent cu ce este nou, parcurgând resurse utile despre subiecte din categorii precum brandul de angajator, beneficiile pentru angajați și evoluția tehnologică  în HR.