De când o parte dintre joburi se pot face și de acasă, din fața laptopului, mulți dintre noi luăm parte la din ce în ce mai multe întâlniri virtuale. Conform Entrepreneur, pe perioada lockdown-ului, oamenii au petrecut 5.5 miliarde de minute în meetinguri pe internet. Acestea ocupă cel puțin 10% din programul fiecărei săptămâni și pot conduce la o productivitate scăzută sau la creșterea stresului.
Meetingurile virtuale nu vor dispărea prea curând și tocmai din acest motiv este important să existe un set de reguli pentru a ne asigura că merg întotdeauna conform planului.
Când este momentul pentru un meeting virtual?
Pornim cu întrebarea de bază, pentru a stabili dacă este sau nu necesar apelul video cu echipa. Există mai multe motive pentru un call: unele pot fi pentru a lua pulsul colegilor și a mai sta de vorbă în afara jobului, iar altele au scopuri precise legate de munca de zi cu zi.
Pregătirea pentru întâlnirea cu echipa
Ca în cazul unei întâlniri față în față, este necesar să dedici timp pentru a stabili toate datele înainte de a porni apelul. Nu este productiv și nici respectuos ca invitații să își piardă timpul din cauza unor probleme care ar fi putut fi prevăzute. Prima regulă și cea mai importantă este ca meetingul să fie eficient și util.
Stabilește un plan
Trebuie să știi toate subiectele pe care vrei să le abordezi, înainte de a porni videocall-ul. În mod ideal, punctele pe care le vei urmări vor fi trimise și pe e-mail, pentru ca toți ceilalți să le poată urmări în timp real. De asemenea, dacă există întrebări, vor fi mai ușor de structurat și nu vor întrerupe discuțiile.
Tot în acest plan inițial intră și verificarea ca toate echipamentele să fie funcționale, să nu existe probleme cu conexiunea la internet, nici a ta, nici a invitaților.
Stabilește platforma pe care se va realiza întâlnirea virtuală și asigură-te că dispune de toate funcțiile de care ai tu nevoie, cum ar fi înregistrarea apelului, posibilitatea de a face share screen sau de a include alte programe. Dacă folosești o aplicație complet nouă, testează înainte cum funcționează, pentru a nu fi luat prin surprindere.
Când totul este clar pentru tine și un eventual moderator, trimite invitațiile. Include programul, ora începerii, durata și lasă vizibilă lista participanților. Înainte cu o zi de meeting poți reaminti invitaților de întâlnirea voastră cu un scurt e-mail în care reiei, pe scurt, detaliile.
Alege un spațiu potrivit
Încearcă să alegi o sală sau o cameră liniștită, unde există puține șanse să fii întrerupt. Un background neutru, cum ar fi un perete simplu sau puțin încărcat este de preferat. Dacă acest lucru nu este posibil, poți recurge la backgroundurile oferite de platformă. O încăpere luminată oferă de asemenea o vizibilitate mai bună.
Folosește laptopul sau PC-ul pentru că este mult mai stabil față de un telefon mobil și îți oferă opțiunea să iei notițe. Pentru o comunicare cât mai eficientă, ai nevoie de o pereche de căști cu microfon încorporat.
Și nu uita de un aspect de multe ori trecut cu vederea, mai ales de când ne-am obișnuit cu toții să lucrăm din confortul casei: alege o ținută potrivită ocaziei. Nu trebuie să îți pui costumul, dar pijamaua nu va face o impresie prea bună.
Meetingul trebuie să aibă un scop și să fie productiv
Normal că niciun meeting virtual nu se va ridica la înălțimea celor care se petrec față în față, dar trebuie măcar să încercăm să le aducem cât mai aproape.
Începe call-ul într-un mod cât mai corect. Nu lăsa invitații să aștepte mai mult de cinci minute, înainte să faci introducerile. Dacă se cunosc de dinainte, oferă câteva date despre fiecare în legătură cu implicarea lor în proiect. Astfel, toți participanții vor ști mai bine rolul colegilor și modul în care se raportează unii la ceilalți.
Tonul ar trebui, chiar și întâlnire oficiale, să fie unul entuziast, plin de bună dispoziție. Puteți să schimbați câteva replici în legătură cu orice altceva decât jobul sau să deschizi discuția cu o glumă care îi va binedispune pe invitați. Apoi reia scopul întrunirii voastre virtuale și oprește-te, pe rând, asupra fiecărui punct din plan.
În timpul meetingului virtual
Este nevoie de respect din partea tuturor participanților, pentru un call eficient. În timp ce unul dintre colegi vorbește, toți ceilalți trebuie să își închidă microfoanele și notificările.
De asemenea, fără multitasking, chiar dacă nimeni nu poate verifica. Important este ca fiecare invitat să fie atent și să urmărească discuția, pentru ca mesajul să își atingă scopul. Ca moderator, trebuie să te asiguri că toată lumea este activă. Pune întrebări, asigură-te că toți participanții și-au spus opinia sau au adresat nelămuririle pe care le au.
Nu uita, încearcă să păstrezi fiecare astfel de întâlnire virtuală cât mai scurtă și la obiect. Niciodată nu ar trebui să depășească timpul alocat în calendar.
În încheiere
Asigură-te că există un follow up. Ideal ar fi să existe o persoană desemnată care notează principalele teme discutate, răspunsuri și mențiuni importante, pe care le trimite, odată cu încheierea meetingului, tuturor participanților.